請求書の管理はどうやってますか？
ソフトを購入して作成する、WordやExcelでその都度入力する、Excelでマクロを組んでデータベースで管理する、最近流行りのクラウド請求書で管理する等、方法はたくさんありますよね？
わたくしは、Filemakerのデータベースを使って請求書や見積書を管理していました。Filemakerはカスタマイズが簡単なので、市販の見積請求書のソフトで使いにくい部分を、自社向けにカスタマイズできますからね。
見積書や請求書の画面から、クライアントへ直接メール送信できるので、使い勝手はそんなに悪くなかったのですが、請求書を発行する業務を自動化できないかなと思っておりました。毎月なので結構手間になるし。特にウェブサイト管理費は毎月決まった金額が発生するので、自動化できれば業務の効率は上がります。
また、事務所の母艦であるiMacやMacBook ProにはFilemakerが入っていますが、最近外出時にはChromebook Flipを持ち歩くことが多く、過去の見積書や請求書が外出先で必要になったりすることが多くなっていきました。Chromebookはブラウザのみなので、Filemakerインストールできないですからね。
ということで、わたくしもクラウド請求書を導入することにしました。
導入すれば自動化もある程度できるし、OSに関係なくブラウザさえあれば、どこでも仕事ができますからね。
ググってみたんですけど、クラウド会計やクラウド請求書ってアフィリエイトの単価が高いから、ステマのようなものが多く、本当に使いやすいのがどれなのかいまいちよくわからなかったので、いくつかトライしてみました。
トライする過程で、自分に必要なもの、不必要な物もわかってきました。
クラウド請求書を導入
テストのため4つのサービスをトライしました。
- Misoca
- MFクラウド請求書
- Make Leaps
- Crew請求書
絶対に欲しい機能
- 直感的な操作が可能。これは相性があるから実際に使ってみないとわからない。。
- 見積書と請求書と領収書は、管理画面から直接メール送信したい。
- 自動作成予約の機能。毎月同じ金額で請求書を発行するクライアントもいるので。
- クラウド上に残るデータが無期限だと嬉しい。
- できれば無料で使いたい。
きっと使わない機能
- 見積書や請求書の郵送での送付。
今後使うであろう機能
- クラウド会計ソフトとの連携
- クレジットカード決済
Misoca
一番オススメです。
- 取引先件数が無制限に無料で使えるのはここだけです。
- 直感的に使えるし、使い勝手は良いです。
- 見積書・請求書は、管理画面からワンクリックでメール送信可能。
- 見積書→請求書という各種書類の変換。
- 自動作成予約の機能も無料で使える。
- 取引先の管理が簡単。
- ロゴや印影の登録が可能。
- 請求済、入金済などの管理がしやすい。
- 弥生、free、MF会計、A-SaaSのクラウド会計と連携。
- 請求書の支払いにクレジットカード決済が導入できる。初期費用・月額費用は無料。手数料3.9%。
- スマホ用アプリがある。
イマイチな点
- 領収書の発行はできますが、先方へ送る際、いちいちPDFをダウンロードしてメール添付しないといけない。見積書や請求書のように管理画面からダイレクトに送付できたほうが良い。
- 複数納品書から1枚の請求書にまとめることはできるが、複数請求書を1枚の請求書にまとめることはできない。
- テンプレートの切り替えができるのは請求書のみ。見積書のテンプレートは変更不可。請求書と統一したものを使いたいというニーズはあるはず。
使わない機能
メールで送ればいいので使いません。
- 請求書の郵送代行が180円/1通
- 見積書のFAX送信が60円/1通
MFクラウド請求書
取引先登録数は、無料で使うなら3件まで・・この時点でNGなのですが、業界最大のシェアなのでもう少し使ってみました。
- Starterで月500円払えば、取引先登録数15件。このプランだと自動作成予約や合算請求書は使えない。
- Basicで月2980円払って取引先登録数が無制限。自動作成予約や合算請求書もOK。このへんからようやく使える感じですね。
- ロゴや印影の登録が可能。
- 請求済、入金済などの管理がしやすい。
- MF会計との連携。
イマイチな点
- 無料プランはデータ保存が12ヶ月。有料プランは退会するまで保存される。
- スマホのアプリは無い。
Make Leaps
操作が直感的でないため却下。すみません。。
Crew請求書
UIが古臭く、直感的ではない感じ。これも却下。
でも、取引先登録件数が制限なく無料で使える点はいいですね。
Q-TAXという税理士のチェーンが展開しているサービスなので、会計事務所向けに作ったサービスという感じがします。ITのことを分かってる人が作ったサービスではなさそう。その点、MisocaやMFクラウド請求書はITに精通している感があります。
Yahoo Japan! と Googleくらいの違いがあります → わかりにくいか・・
どのクラウド請求書にする？
Misocaを使うことにしました。
想像していたより使い勝手がいいです！
取引先は無制限だし、データ保存期間も制限がありません。自動作成予約の機能も無料で使える。これで無料ですからね。
管理画面で請求書を作ったら、そのままメール送信できるだけでなく、請求済・入金済などもひと目で分かるようになっております。どのクライアントに、どの請求書を送ったのかも一目瞭然。入金のチェックボックスもあるので入金管理もできる点も素晴らしい。
MisocaはMFクラウド会計との連携もあるので、来季からクラウド会計も導入する気になってまいりました！
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