Googleドキュメントの使い方!共有方法も教えます

Googleドキュメントをご存知ですか?

Googleドキュメントとは、Googleが無料で提供しているオフィスソフトで、ブラウザ上でワープロ文書の制作が可能です。Wordと互換性があり、Wordでできることは、ほぼ全てできるという優れものです。

Googleアカウントさえ持っていれば、無料で使えるので、オススメです。
他ユーザーとファイルを共有する機能など、Officeよりも便利な機能がたくさんありますよ。

Googleドキュメントを使い始めてから、わたくしは過去3年以上、MicrosoftのWordを使っておりません。

今日のエントリーは、Googleドキュメントの使い方や、ファイルを他のユーザーと共有する方法についてお話します。

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Googleドキュメントの特徴

Googleドキュメントの特徴を見ていきましょう。

  • ファイルはGoogleドライブに保存
  • 他のユーザーとファイルの共有ができる
  • ファイルは自動保存される
  • Windows、Mac、Chromebook、iOS、Androidで共有できる

ファイルはGoogleドライブに保存

Googleドキュメントのファイルは、Googleドライブに保存されます。
Wordのように、ファイルをデスクトップに置くことはできませんので、ご注意ください。

PCでGoogleドキュメントを使うなら、Googleドライブのアプリケーションをインストールしておくことをオススメします。

他のユーザーとファイルの共有ができる

Googleドキュメントが便利なのは、他のユーザーとファイルの共有が簡単にできることです。

わたくしは、クライアントとやり取りする文書は、Googleドキュメントの共有機能を使っています。絶対にオススメです。詳細は後述します。

Wordファイルをメールで添付するやり取りするとか、マジで面倒だもん。

ファイルは自動保存される

ファイルは自動保存されるので、保存ボタンを押す必要はありません。そもそもGoogleドキュメントには保存ボタンがないからね。

Wordで文書を作りこんでいたのに、パソコンがフリーズして、Wordが保存されていなかったという苦い経験をされた方も多いはず。Googleドキュメントは、このようなことがありませんので、ご安心ください。

Windows、Mac、Chromebook、iOS、Androidで共有できる

  • Windows、Mac、ChromebookではChromeブラウザでGoogleドキュメントを操作します。
  • iOS、Androidでは、アプリで操作します。

Googleドキュメントを新規作成

以下、Googleドキュメントでワープロ文書を新規作成する方法です。

PCの場合、Chromeブラウザを使ってくださいね。

  1. Googleドキュメントへアクセス
  2. 新しいドキュメントを作成
  3. Googleドキュメント ファイルを編集
  4. Googleドキュメントのデフォルトのファイル形式

1. Googleドキュメントへアクセス

Googleドキュメントへアクセスします。

2. 新しいドキュメントを作成

+ボタンを押して、新しいドキュメントを作成します。

Googleドキュメント 新規作成

 3. Googleドキュメント ファイルを編集

Googleドキュメント ファイルが出てくるので、文字を入力します。
本文を入力すると、すぐにGoogleドライブへ自動保存されます。

Googleドキュメント 新規作成

4. Googleドキュメントのデフォルトのファイル形式

デフォルトでは、以下のファイル形式で、Googleドライブに保存されます。

  • 「.gdoc」

Googleドキュメントを使う場合、Googleドライブにある「.gdoc」形式のファイルを使ってください。

保存されたファイルを開くには、Googleドライブを開いてダブルクリックすれば開けます。
後述しますが、他のユーザーとファイルを共有する場合も、Googleドライブにある「.gdoc」形式のファイルを使います。

Wordファイルをアップロードして、Googleドキュメント形式に変換する

WordファイルをGoogleドキュメント形式に変換する方法です。

  1. プラグインをインストール
  2. Wordファイルを、Chromeブラウザに放り込む
  3. Wordファイルが、 Googleブラウザ内で、表示・編集できる
  4. 「ファイル」→「Googleドキュメントとして保存」をクリック
  5. 「Googleドキュメントとして保存中」と表示される
  6. Googleドキュメント形式に変換されたファイルが登場
  7. 自動でGoogleドライブに保存される

1. プラグインをインストール

「ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Office ファイルを編集」プラグイン

ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Office ファイルを編集」プラグインをインストールします。

このプラグインをインストールすると、以下のことができるようになります。

Microsoft Word、Excel、PowerPoint ファイルを Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで表示、編集できます。

2. Wordファイルを、Chromeブラウザに放り込む

Wordファイルを、ドラッグ・アンド・ドロップで、Chromeブラウザに放り込んでください。

Chromeブラウザに放り込む

3. Wordファイルが、 Googleブラウザ内で、表示・編集できる

「ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Office ファイルを編集」プラグインがインストールされていると、ChromeブラウザでWordが表示・編集できるようになります。

ChromeブラウザでWordを編集

4. 「ファイル」→「Googleドキュメントとして保存」をクリック

左上の「ファイル」から「Googleドキュメントとして保存」を選択してクリックします。

Googleドキュメントとして保存

5. 「Googleドキュメントとして保存中」と表示される

「Googleドキュメントとして保存中」と表示されます。

Googleドキュメントとして保存中

6. Googleドキュメント形式に変換されたファイルが登場

Googleドキュメント形式に変換されたファイルが、別のタブに登場します。

「ファイルが変換されました。」と表示されます。

ファイルが変換されました Googleドキュメント

7. 自動でGoogleドライブに保存される

別のタブに登場したGoogleドキュメント形式のファイルは、Googleドライブ上で自動保存されます。

他のファイル形式でダウンロードする方法

Googleドキュメントのファイル形式である「.gdoc」形式以外で、ファイルをダウンロードすることも可能です。

自分で使うファイルならば、「.gdoc」形式のファイルを使えばいいので、他のファイル形式にする必要はありません。

ではどんな時に、他のファイル形式でダウンロードするのかというと、ファイルを送信する先が、Microsoft Word形式(.docx)でないと受け付けないといった場合に、使ってください。

以下のファイル形式でダウンロードが可能です。

  • Microsoft Word形式(.docx)
  • OpenDocument形式(.odt)
  • リッチテキスト形式(.rtf)
  • PDFドキュメント(.pdf)
  • 書式なしテキスト(.txt)
  • ウェブページ(.html、zip)
  • EPUB Publication(.epub)

形式を指定してダウンロード

形式を指定してダウンロード→該当のファイル形式を選択して、ダウンロードします。

Googleドキュメントで、他のユーザーとファイル共有する方法

Googleドキュメントで、他のユーザーとファイル共有する方法を紹介します。

Googleドキュメントでは、他のユーザーとのファイル共有するのは本当に簡単にできます。

  1. 右上にある「共有」をクリック
  2. 共有する他のユーザーのメールアドレスを入力
  3. 鉛筆マークをクリックして、他のユーザーのファイル権限を、「編集者」「コメント可「閲覧者」の中から選択
  4. 「送信」をクリック
  5. 他のユーザーにメールが届く→「ドキュメントで開く」をクリック

1. 右上にある「共有」をクリック

共有をクリックします。

Googleドキュメント 共有

2. 共有する他のユーザーのメールアドレスを入力

共有するユーザーのメールアドレスを入力します。

Googleドキュメント 共有

3. 鉛筆マークをクリックして、他のユーザーのファイル権限を、「編集者」「コメント可」「閲覧者」の中から選択

他のユーザーのファイル権限を選択してください。

Googleドキュメント 共有

4. 「送信」をクリック

送信をクリックします。

Googleドキュメント 共有

5. 他のユーザーにメールが届く→「ドキュメントで開く」をクリック

他のユーザーが、届いたメールにある「ドキュメントで開く」をクリックすると、ファイルの共有が始まります。

Googleドキュメント 共有

Googleドキュメントはオンラインで使うべし

Googleドライブにあるファイルを操作するので、基本的には、オンラインでないと使えません。

インターネット環境のある自宅、外出先ならテザリングしながら使うことをオススメします。

オフラインで使えるのか?

インターネットに接続できない環境でファイルを編集する場合、オフラインでGogoleドキュメントのファイルを編集することも可能です。

日本だったら日本全国テザリングでネットに繋がりますが、海外に行く時には便利かもね。

  1. GoogleオフラインドキュメントのChrome 拡張機能をインストールして有効化する
  2. Googleドライブの設定へアクセス
  3. 「Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルをこのパソコンに同期して、オフラインで編集できるようにする」のチェックを入れる

1. Google オフライン ドキュメントのChrome 拡張機能をインストールして有効化する

Google オフライン ドキュメントをインストールします。

2. Googleドライブの設定へアクセス

Googleドライブの設定へアクセスします。

3. 「Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルをこのパソコンに同期して、オフラインで編集できるようにする」のチェックを入れる

これでオフラインでもGoogleドキュメントが使えるようになります。

 Googleドキュメント オフラインで編集

まとめ

以上が、Googleドキュメントの使い方と、他のユーザーとファイルを共有するやり方です。

便利なので、是非マスターすることをオススメします。

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