Googleドキュメントをご存知ですか？
Googleドキュメントとは、Googleが無料で提供しているオフィスソフトで、ブラウザ上でワープロ文書の制作が可能です。Wordと互換性があり、Wordでできることは、ほぼ全てできるという優れものです。
Googleアカウントさえ持っていれば、無料で使えるので、オススメです。
他ユーザーとファイルを共有する機能など、Officeよりも便利な機能がたくさんあります。
Googleドキュメントを使い始めてから、僕自身、過去3年以上、MicrosoftのWordを使っておりません。
この記事では、Googleドキュメントの使い方や、ファイルを他のユーザーと共有する方法についてお伝えします。
Googleドキュメントの特徴
Googleドキュメントの特徴を見ていきます。
- ファイルはGoogleドライブに保存
- 他のユーザーとファイルの共有ができる
- ファイルは自動保存される
- Windows、Mac、Chromebook、iOS、Androidで共有できる
ファイルはGoogleドライブに保存
Googleドキュメントのファイルは、Googleドライブに保存されます。
Wordのように、ファイルをデスクトップに置くことはできませんので、ご注意ください。
PCでGoogleドキュメントを使うなら、ブラウザからGoogleドキュメントにアクセスするか、Googleドライブのアプリケーションをインストールすると便利に使えます。
※無料のGoogleアカウントとG Suiteでアプリケーションは異なるのでご注意ください。
他のユーザーとファイルの共有ができる
Googleドキュメントが便利なのは、他のユーザーとファイルの共有が簡単にできることです。
僕は、クライアントとやり取りする文書は、Googleドキュメントの共有機能を使っています。この機能は本当ににオススメです。詳細は後述します。
Wordファイルをメールで添付するやり取りよりも、遥かに効率がいいです。
ファイルは自動保存される
ファイルは自動保存されるので、保存ボタンを押す必要はありません。そもそもGoogleドキュメントには保存ボタンがありませんので。
Wordで文書を作りこんでいたのに、パソコンがフリーズして、Wordが保存されていなかったという苦い経験をされた方も多いはず。Googleドキュメントは、このようなことがないのでご安心ください。
Windows、Mac、Chromebook、iOS、Androidで共有できる
- Windows、Mac、ChromebookではChromeブラウザでGoogleドキュメントを操作します。
- iOS、Androidでは、アプリで操作します。
Googleドキュメントを新規作成
以下、Googleドキュメントでワープロ文書を新規作成する方法です。
PCの場合、Chromeブラウザを使ってください。
- Googleドキュメントへアクセス
- 新しいドキュメントを作成
- Googleドキュメント ファイルを編集
- Googleドキュメントのデフォルトのファイル形式
1. Googleドキュメントへアクセス
Googleドキュメントへアクセスします。
2. 新しいドキュメントを作成
+ボタンを押して、新しいドキュメントを作成します。
3. Googleドキュメント ファイルを編集
Googleドキュメント ファイルが出てくるので、文字を入力します。
本文を入力すると、すぐにGoogleドライブへ自動保存されます。
4. Googleドキュメントのデフォルトのファイル形式
デフォルトでは、以下のファイル形式で、Googleドライブに保存されます。
- 「.gdoc」
Googleドキュメントを使う場合、Googleドライブにある「.gdoc」形式のファイルを使ってください。
保存されたファイルを開くには、Googleドライブを開いてダブルクリックすれば開けます。
後述しますが、他のユーザーとファイルを共有する場合も、Googleドライブにある「.gdoc」形式のファイルを使います。
Wordファイルをアップロードして、Googleドキュメント形式に変換する
WordファイルをGoogleドキュメント形式に変換する方法です。
- プラグインをインストール
- Wordファイルを、Chromeブラウザに放り込む
- Wordファイルが、 Googleブラウザ内で、表示・編集できる
- 「ファイル」→「Googleドキュメントとして保存」をクリック
- 「Googleドキュメントとして保存中」と表示される
- Googleドキュメント形式に変換されたファイルが登場
- 自動でGoogleドライブに保存される
1. プラグインをインストール
「ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Office ファイルを編集」プラグインをインストールします。
このプラグインをインストールすると、以下のことができるようになります。
Microsoft Word、Excel、PowerPoint ファイルを Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで表示、編集できます。
2. Wordファイルを、Chromeブラウザに放り込む
Wordファイルを、ドラッグ・アンド・ドロップで、Chromeブラウザに放り込んでください。
3. Wordファイルが、 Googleブラウザ内で、表示・編集できる
「ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Office ファイルを編集」プラグインがインストールされていると、ChromeブラウザでWordが表示・編集できるようになります。
4. 「ファイル」→「Googleドキュメントとして保存」をクリック
左上の「ファイル」から「Googleドキュメントとして保存」を選択してクリックします。
5. 「Googleドキュメントとして保存中」と表示される
「Googleドキュメントとして保存中」と表示されます。
6. Googleドキュメント形式に変換されたファイルが登場
Googleドキュメント形式に変換されたファイルが、別のタブに登場します。
「ファイルが変換されました。」と表示されます。
7. 自動でGoogleドライブに保存される
別のタブに登場したGoogleドキュメント形式のファイルは、Googleドライブ上で自動保存されます。
他のファイル形式でダウンロードする方法
Googleドキュメントのファイル形式である「.gdoc」形式以外で、ファイルをダウンロードすることも可能です。
自分で使うファイルならば、「.gdoc」形式のファイルを使えばいいので、他のファイル形式にする必要はありません。
どんな時に、他のファイル形式でダウンロードするのかというと、ファイルを送信する先が、Microsoft Word形式（.docx）でないと受け付けないといった場合に、使ってください。
以下のファイル形式でダウンロードが可能です。
- Microsoft Word形式（.docx）
- OpenDocument形式（.odt）
- リッチテキスト形式（.rtf）
- PDFドキュメント（.pdf）
- 書式なしテキスト（.txt）
- ウェブページ（.html、zip）
- EPUB Publication（.epub）
形式を指定してダウンロード→該当のファイル形式を選択して、ダウンロードします。
Googleドキュメントで、他のユーザーとファイル共有する方法
Googleドキュメントで、他のユーザーとファイル共有する方法を紹介します。
Googleドキュメントでは、他のユーザーとのファイル共有するのは本当に簡単にできます。
- 右上にある「共有」をクリック
- 共有する他のユーザーのメールアドレスを入力
- 鉛筆マークをクリックして、他のユーザーのファイル権限を、「編集者」「コメント可「閲覧者」の中から選択
- 「送信」をクリック
- 他のユーザーにメールが届く→「ドキュメントで開く」をクリック
1. 右上にある「共有」をクリック
共有をクリックします。
2. 共有する他のユーザーのメールアドレスを入力
共有するユーザーのメールアドレスを入力します。
3. 鉛筆マークをクリックして、他のユーザーのファイル権限を、「編集者」「コメント可」「閲覧者」の中から選択
他のユーザーのファイル権限を選択してください。
4. 「送信」をクリック
送信をクリックします。
5. 他のユーザーにメールが届く→「ドキュメントで開く」をクリック
他のユーザーが、届いたメールにある「ドキュメントで開く」をクリックすると、ファイルの共有が始まります。
Googleドキュメントはオンラインで使うべし
Googleドライブにあるファイルを操作するので、基本的には、オンラインでないと使えません。
インターネット環境のある自宅、外出先ならテザリングしながら使うことをオススメします。
オフラインで使えるのか？
インターネットに接続できない環境でファイルを編集する場合、オフラインでGoogleドキュメントのファイルを編集することも可能です。
日本だったら日本全国テザリングでネットに繋がりますが、海外に行く時には便利かもね。
- GoogleオフラインドキュメントのChrome 拡張機能をインストールして有効化する
- Googleドライブの設定へアクセス
- 「Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルをこのパソコンに同期して、オフラインで編集できるようにする」のチェックを入れる
1. Google オフライン ドキュメントのChrome 拡張機能をインストールして有効化する
Google オフライン ドキュメントをインストールします。
2. Googleドライブの設定へアクセス
Googleドライブの設定へアクセスします。
3. 「Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルをこのパソコンに同期して、オフラインで編集できるようにする」のチェックを入れる
これでオフラインでもGoogleドキュメントが使えるようになります。
まとめ
以上が、Googleドキュメントの使い方と、他のユーザーとファイルを共有するやり方です。
便利なので、是非マスターすることをオススメします。
※この記事を読んでいる方は、こちらの記事も参考にしています。
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