Googleスプレッドシートの使い方!共有方法もお伝えします

Googleスプレッドシートの使い方や共有方法

このエントリーでは、Googleスプレッドシートの使い方や共有方法をお伝えします。

Googleスプレッドシートとは、Googleが無料で提供しているウェブアプリで、ブラウザ上で表計算ができるアプリケーションです。Excelとの互換性があるだけでなく、他のユーザーとファイルを共有・共同編集する機能が充実しているので、Excelよりも使い勝手が優れています。

また、2019年4月からExcelファイルを直接編集・保存ができるようになり利便性はさらに向上しています。

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Googleスプレッドシートの特徴

Googleスプレッドシートの特徴を見ていきましょう。

  • Excelファイルを直接編集できる
  • ファイルはGoogleドライブに保存
  • 他のユーザーとファイルの共有や共同編集ができる
  • チャット機能・コメント機能・メモ機能がある
  • ファイルは自動保存される

Excelファイルを直接編集できる

Excelファイルを編集することが可能です。
以前はChrome拡張をインストールする必要がありましたが、2019年4月から直接編集や保存ができるようになりました。

ファイルはGoogleドライブに保存

Googleスプレッドシートのファイルは、「Googleドライブ」に保存されます。複数の端末からアクセスすることもできます。
また共有設定すれば、複数のユーザーが1つのファイルにアクセスすることも可能です。
Excelのようにファイルをデスクトップに保存することはできません。

他のユーザーとファイルの共有や共同編集ができる

Googleスプレッドシートは他のユーザーとファイルの共有や共同作業ができます。

仕事でやり取りするファイルは、Excelをメールに添付するのではなく、Googleスプレッドシートでファイル共有すると作業効率が上がります。

チャット機能・コメント機能・メモ機能がある

  • チャット機能・・・ファイルを共有している他のユーザーとチャットができる
  • コメント機能・・・他のユーザーにコメントを残すことができる
  • メモ機能・・・他のユーザーとやり取りするというのではなく、あくまでメモを残して置くという使い方に最適

ファイルは自動保存される

ファイルは自動保存されます。Googleスプレッドシートに保存ボタンはないので、セルに入力すれば、すぐに自動保存されます。

Googleスプレッドシートでファイルを新規作成

Googleスプレッドシートでファイルを新規作成する方法です。

PCで使う場合、Chromeブラウザを使ってください。

  1. Googleスプレッドシートへアクセス
  2. 新しいスプレッドシートを作成
  3. Googleスプレッドシート ファイルを編集
  4. Googleスプレッドシートのデフォルトのファイル形式

1. Googleスプレッドシートへアクセス

Googleスプレッドシートへアクセスしてください。

2. 新しいスプレッドシートを作成

+を押せば、新しいスプレッドシートが作成されます。

Googleスプレッドシート、新規作成

3. Googleスプレッドシート ファイルを編集

Googleスプレッドシートが出てきます。

セルに文字を入力すると自動でGogoleドライブに保存されます。

Googleスプレッドシート ファイルを編集

4. Googleスプレッドシートのデフォルトのファイル形式

デフォルトだと「.gsheet」形式で、Googleドライブにファイルが保存されます。

Googleスプレッドシートとして使う場合、「.gsheet」形式で使うことをオススメします。他のユーザーとファイル共有したり、チャット機能などを使う場合、「.gsheet」形式のファイルを使うことになります。

ExcelファイルをGoogleスプレッドシートで編集する

ExcelファイルをGoogleスプレッドシートで編集する方法です。

以前はプラグインを使って、Excel形式→スプレッドシート形式に変換しなければならなかったのですが、2019年4月からExcelファイルを直接編集できるようになりました。めちゃ便利です。

  1. ExcelファイルをGoogleドライブにアップロード
  2. Excelファイルを開く
  3. 「Googleスプレッドシートで開く」をクリック
  4. Excelファイルを編集できる

1. ExcelファイルをGoogleドライブにアップロード

ExcelファイルをGoogleドライブにアップロードします。

2. Excelファイルを開く

Excelファイルを開きます。

3. 「Googleスプレッドシートで開く」をクリック

「Googleスプレッドシートで開く」をクリックします。

「Googleスプレッドシートで開く」をクリック

4. Excelファイルを編集できる

「Officeファイルの編集へようこそ」と表示されて、Excelファイルを編集できます。

Googleスプレッドシート、Officeファイルの編集へようこそ

他のファイル形式でダウンロードする

Googleスプレッドシートのファイル形式である「.gsheet」以外でダウンロードすることも可能です。

Googleスプレッドシート、他のファイル形式でダウンロード

  • ファイル→形式を指定してダウンロード→任意のファイル形式を選択

Excel形式やPDF形式で他の人に送る場合に使ってください。
次のファイル形式でダウンロードが可能です。

  • Microsoft Excel形式(.xlsx)
  • OpenDocument形式(.odt)
  • PDFドキュメント(.pdf)
  • ウェブページ(.html、zip圧縮)
  • カンマ区切りの値(.csv、現在のシート)
  • タブ区切りの値(.tsv、現在のシート)

他のユーザーと共有する方法

Googleスプレッドシートで他のユーザーとファイルを共有する方法もお伝えします。

  1. 右上にある「共有」をクリックする
  2. 共有するユーザーのメールアドレスを入力する
  3. 共有するユーザーのファイル権限を選択
  4. 「送信」をクリックする
  5. Googleスプレッドシートが他のユーザーと共有される

1. 右上にある「共有」をクリックする

「共有」をクリックします。

Googleスプレッドシート、共有

2. 共有するユーザーのメールアドレスを入力する

共有するユーザーのメールアドレスを入力します。

Googleスプレッドシート、共有するユーザーのメールアドレスを入力

3. 共有するユーザーのファイル権限を選択

共有するユーザーのファイル権限を選択します。

鉛筆マークをクリックして、他のユーザーのファイル権限を「編集者」「コメント可「閲覧者」から選択してください。

Googleスプレッドシート、共有するユーザーのファイル権限を選択

4. 「送信」をクリックする

「送信」をクリックします。

5. Googleスプレッドシートが他のユーザーと共有される

お疲れさまでした。これでGoogleスプレッドシートが他のユーザーと共有されます。

通知を有効にする

スプレッドシートを共有しているとき、他のユーザーがスプレッドシートに変更を加えたり、コメントした際に通知を設定することも可能です。

具体的には次のケースで通知を設定できます。

  • 変更があったとき
  • ユーザーがフォームを送信したとき

以下、手順を紹介します。

  1. 「ツール」→「通知ルール」をクリック
  2. 通知を受け取るタイミングを設定
  3. 通知の頻度を設定
  4. 「保存」をクリック

1. 「ツール」→「通知ルール」をクリック

スプレッドシートを開いて、「ツール」→「通知ルール」をクリックします。

Googleスプレッドシート、通知を有効にする

2. 通知を受け取るタイミングを設定

通知を受け取るタイミングを設定します。

  • 変更があったとき
  • ユーザーがフォームを送信したとき

Googleスプレッドシート、通知を受け取るタイミングと頻度を設定

3. 通知の頻度を設定

通知の頻度を設定します。次のどちらかを選んでください。

  • メール – 1 日 1 回
  • メール – その都度

4. 「保存」をクリック

「保存」をクリックすれば、通知は有効になります。

Googleスプレッドシートをオフラインで使う

Googleドライブにファイルを置いているので基本的にはオンラインでないと使えませんが、オフラインでも使う方法があります。

  1. Chrome 拡張機能をインストールして有効化
  2. Googleドライブの設定へアクセス
  3. 「Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルをこのパソコンに同期して、オフラインで編集できるようにする」のチェックを入れる

1. Chrome 拡張機能をインストールして有効化

「Googleオフラインドキュメント」のChrome 拡張機能をインストールして有効化します。

2. Googleドライブの設定へアクセス

Googleドライブの設定へアクセスします。

3. 「Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルをこのパソコンに同期して、オフラインで編集できるようにする」のチェックを入れる

チェックを入れれば、オフラインでも使えるようになります。

Googleスプレッドシートをオフラインで使う

さいごに

以上、Googleスプレッドシートの使い方や共有方法をお伝えしました。

Excelと互換があることに加えて、他のユーザーと共有して編集することもできます。便利なので使うことをオススメします。

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